Len vy sami najlepšie viete, čo od svojho účtovného systému potrebujete. Určite už teraz máte plnú hlavu nápadov, ale to nestačí – dejte si niekoľko dní na premyslenie a zapisujte si všetko, čo musí nový systém zvládať. Možno potrebujete, aby váš systém:
- Preberal pri úhrade dokladu protiúčet z hradeného dokladu.
- Dokázal rýchlo zaviesť nového klienta.
- Alebo upozornil, keď zadáte zlý údaj, napríklad dátum.
Dôležité je aj intuitívne a príjemné pracovne rozhranie. Nový systém pre vás musí byť prehľadný a jednoducho ovládateľný. Zriedka používané funkcie v ňom asi budete musieť hľadať, ale určite by vám to nemalo trvať dlho.
Vždy berte do úvahy aj vaše zručnosti a zvyklosti. Pokiaľ viete, že potrebujete systém, ktorý sa automaticky pýta, napríklad pri mazaní dokladov a celkovo chcete čo najviac úkonov automatizovať, nerobte kompromisy. Pri každodennej práci vám totiž obľúbené funkcie budú chýbať.
Zaostrene na dodávateľa
Okrem všetkých detailov systému si všímajte aj základné informácie o firme, ktorá účtovný systém vyvíja. Položte si tieto otázky:
- Ako funguje ich užívateľská podpora?
- Akú má firma históriu a povesť?
- Aká veľká je firma?
Aj keď sa s účtovným systémom naučíte perfektne pracovať, sem tam potrebujete zákaznícku podporu. Preto si overte jej funkčnosť, či vám vedia dobre poradiť a na odpoveď nebudete musieť čakať dlhé dni a týždne. Dôležitá je dĺžka pracovnej doby zákazníckej podpory a či sa na ňu dá reálne dovolať, alebo to musíte skúšať stále dookola, pokiaľ to vyjde.
Väčšia firma s históriou a dobrou povesťou je signálom, že ste na správnej adrese. Pri malých firmách totiž hrozí nestabilita. Väčšiu firmu neohrozia výkyvy na trhu ani choroba programátora a môžete sa spoľahnúť, že zvládne spracovávať nové legislatívne požiadavky a pravidelne ich vydávať v aktualizáciách. Či už sa to týka veľkých zmien ako GDPR a E-kasa alebo drobností v novelách.
Pri výber vám najviac pomôže vyskúšať si systém
Skúsenosti ostatných účtovníkov sú pri výbere systému na nezaplatenie. Preto zháňajte:
- recenzie na webe
- a osobné odporučenie od kolegov z oboru.
Tomu všetkému ale kraľuje ta najistejšia technika výberu nového účtovného systému: vlastné vyskúšanie.
Len vďaka tomu si naozaj overíte:
- či je systém prehľadný a intuitívny
- či skutočne obsahuje legislatívne aktualizácie
- a či sú v ňom všetky funkcie, ktoré potrebujete.
Aby ste sa naozaj zorientovali, či systém vie to, čo potrebujete, je ideálne aspoň trojtýždňové testovanie. Testovať môžete v časovo obmedzených plných verziách s testovacími dátami, kde si rovno všetky funkcie preklikáte a vyskúšate na údajoch o fiktívnych ľuďoch a firmách.
Ďalšiu testovaciu variantu používa Money S3 – je to systém zdarma na neobmedzene dlhú dobu. Nahráte si do neho vlastná údaje a pracujete s nimi. Obvykle môžete v systéme evidovať obmedzený počet:
- záznamov do účtovného denníku,
- miezd,
- alebo napríklad cestovných príkazov.
Keď sa vám systém zapáči a overíte si, že sa vám v ňom pracuje naozaj dobre, jednoducho si zaplatíte rozšírenie.
Presne tak funguje účtovný systém Money S3. Ku skúšobnej verzii systému vám bude na e-mail chodiť seriál praktických tipov a návodov, ako postupovať v Money S3 a využiť automatické funkcie, ktoré vám uľahčia život.
Finálne resumé: nájdete ten „váš” systém
Takto si môžete stiahnuť hneď niekoľko účtovných systémov a po jednom si je vyskúšať. Niektoré vylúčite hneď, iné sa vám zapáčia a budete ich chcieť testovať.
Pri výbere konkrétneho softwaru vám pomôže nasledujúca séria otázok.
- Bola možnosť si systém vyskúšať?
- Bolo na to dosť času?
- Je systém prehľadný a intuitívny?
- Má všetky pre mňa dôležité funkcie? (Napríklad elektronická komunikácia s úradmi, možnosť zmeny DPH v už uzavretých obdobiach, náhľad na väzby dokladov…)
- Má automatické funkcie, ktoré mi urýchlia prácu? (Napríklad funkcie pre automatické načítanie dát do kontrolného hlásenia, automatické zaúčtovanie miezd, report jedným kliknutím…)
- Robí pravidelné aktualizácie?
- Podarilo sa mi skontaktovať zákaznícku podporu a získať odpoveď na svoje otázky?
- Mám na systém a firmu dobré referencie?
- Je to firma preverená časom a dlhým zástupom klientov?
- Dá sa nový účtovný systém prepojiť so systémami mojich klientov?
Vďaka zodpovedaniu týchto otázok si vyberiete dobrý systém, ktorý splní vaše očakávania. Začnite rovno testovaním Money S3.
Příspěvek Zlatá rada skúsených účtovníkov: pri kúpe účtovného systému ho sami vyskúšajte pochází z Money